個人情報の取扱いについて・開示対象個人情報の請求手続きについて

個人情報の取扱いについて

1. 個人情報保護管理者

管理者の職名:大阪市住宅供給公社 総務部総務部長

連絡先:電話06-6882-7000

2. 個人情報の利用目的

(1)ご本人より書面等(Webページや、電子メール等によるものを含む。以下「書面」)により直接取得する個人情報

  ①お客様からお預かりした個人情報の利用目的

   ・公社賃貸住宅等の申込、入居、収納、修繕、退去等の業務のため
   ・公社分譲住宅等の申込、入居、収納、諸管理等の業務のため
   ・各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため
   ・各種アンケートのお願いのため
   ・調査・統計資料の作成のため
   ・その他住宅等の管理上必要な場合のため

  ②公社主催のセミナー・イベントに関する個人情報

   ・各種セミナー・イベント運営上の諸手続き及びご連絡やご案内のため
   ・利用状況統計基礎データとして利用するため

  ③役職員情報

   ・役職員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

  ④採用応募者に関する個人情報

   ・採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

  ⑤お問合せ情報や相談・苦情に関する情報

   ・お問合せや相談・苦情に対する内容確認やご返答の連絡のため

  ⑥個人番号及び特定個人情報は、以下の目的で利用します。

   a)役職員及びその扶養親族に係る個人番号関係事務
   ・給与所得の源泉徴収票作成事務等
   ・給与所得者の扶養親族に係る扶養控除(異動)申告書関連事務等のため
   ・給与支払い報告書作成事務
   ・給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等
   ・特別徴収への切替申請書作成事務等
   ・退職所得の源泉徴収票・特別徴収票作成事務等
   ・退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
   ・退職所得に関する申告書関連事務等
   ・財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する届出書類作成事務等
   ・健康保険に関する届出書類作成事務等
   ・厚生年金保険に関する届出書類作成事務等
   ・国民年金第3号被保険者関係届に関する書類作成事務等
   ・雇用保険に関する届出書類作成事務等

   b)役職員以外の個人に係る個人番号関係事務
   ・報酬・料金等の支払調書作成事務等
   ・不動産の使用料・譲渡料の支払調書作成事務等
    なお、公社住宅事業につきましては、お客様の個人番号を利用することはございません。従いまして、入居契約書添付の住民票
    の写し・住民票記載事項証明書等には、個人番号の記載のないものを提出して下さい。
   

(2)ご本人より書面以外で直接取得する個人情報

  ①公社施設内に設置する監視カメラで取得する映像

       ・公社資産、設備の保守・保安の維持管理のため

(3)大阪市から委託される個人情報

  ①大阪市営住宅に関する情報

   ・市営住宅等の申込、入居、収納、修繕、退去等の業務のため
   ・各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため

   ・個人番号及び特定個人情報については、市営住宅の連絡員の方にお支払いする報酬に関する支払調書の作成事務等のためにのみ
    利用します。従いまして、入居契約書添付の住民票の写し・住民票記載事項証明書等は、個人番号の記載のないものを提出して
    下さい。

  ②大阪市立住まい情報センターに関する情報

   ・各種セミナー・イベント運営上の諸手続及びご連絡やご案内、並びに傷害保険加入手続きのため
   ・利用状況統計基礎データとして利用するため
   ・今後のイベントのお知らせに利用させていただくため
   ・その他住まい情報センターの管理運営に必要な場合のため

  ③各種支援事業、補助事業、補助制度、融資制度等に関する情報

   ・相談、申込受付及び審査等の業務のため
   ・各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため 
    なお、各種事業の申請等で添付が必要な住民票の写し・住民票記載事項証明書等は、個人番号の記載のないものを提出して下さ
    い。

3. 個人情報の第三者提供

  公社では、次に掲げる場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはございません。

(1)あらかじめご本人様の同意を得ている場合

(2)法令に基づく場合

(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合

(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合

(5)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で
   あって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

(6)業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合

4. 個人情報取扱いの委託

 公社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預託する場合があります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

5. 個人情報の開示等の請求

 公社は、ご本人からのご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止)の求めに応諾いたします。開示等の求めは公社問合わせ窓口にお申し出下さい。その際、公社はご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。 取引先から委託される個人情報は開示対象個人情報に該当いたしませんが、取引先より特段の指示があった場合はその指示に従います。開示等の申し出の詳細につきましては、当社ホームページ掲載の「開示対象個人情報の請求手続きについて」をご覧ください。

6. 個人情報を提供されることの任意性と結果

 公社への個人情報の提供は、ご本人の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

7. ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得について

 クッキー(Cookies)は、ご利用者が公社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、プライバシーを侵害するものではありません。またご利用されているコンピューターへ悪影響を及ぼすことはありません。 また当社のサイトでは個人情報を入力していただく部分にはすべてSSL(Secure Sockets Layer)のデータ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアウオールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。

8. 認定個人情報保護団体について 

 公社は、個人情報の適正な取扱いと保護の信頼性向上のため、「個人情報の保護に関する法律」第47条第1項に規定された「認定個人情報団体」である「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の「対象事業者」として登録しております。公社において、下記の「お問合せ窓口」を設け、お問合せや苦情等をお受けしておりますが、個人情報の取扱いに関する苦情等については、下記「認定個人情報団体」へお申し出いただくこともできます。

   一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
    〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12階
     TEL:03-5860-7565、0120-700-779
    ※この電話番号は、公社のサービスに関するお問合せ先ではございません。   

【お問合せ窓口】

公社の個人情報に関するお問合せ・苦情・相談につきましては、下記窓口で受付けております。

   〒530-0041 大阪市北区天神橋6丁目4番20号 住まい情報センター6階
    大阪市住宅供給公社 総務部総務課
     TEL:06-6882-7000(受付時間9:00~17:30※)
    ※土・日曜日、祝日、年末年始(12月29日~1月3日)期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

 

開示対象個人情報の請求手続きについて

公社 で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、 内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停 止の請求(以下 、「開示等の請求」 といいます)につきましては、公社 所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。

<個人情報の利用目的>

①お客様からお預かりした個人情報の利用目的

 ・公社 賃貸住宅等の申込、入居、収納、修繕、退去等の業務のため

 ・公社 分譲住宅等の申込、入居、収納、諸管理等の業務のため

 ・各種情報、及び連絡事項のご連絡やご案内のため

 ・各種アンケートのお願いのため

 ・調査・統計資料の作成のため

 ・その他住宅等の管理上必要な場合のため

②公社主催のセミナー・イベントに関する個人情報

 ・各種セミナー・イベント運営上の諸手続及びご連絡やご案内のため

 ・利用状況統計基礎データとして利用するため

③役職員情報

 ・役職員 の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

④ 採用応募者に関する個人情報

 ・採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

 ・役員採用応募者の個人情報については、選考過程の検証のため大阪市に提供します。

⑤お問合せ情報や相談・苦情に関する情報

 ・お問合せや相談・苦情に対する内容確認やご返答の連絡のため

⑥ 大阪市立住まい情報センターに関する情報

 ・各種セミナー・イベント運営上の諸手続及び ご 連絡やご案内、並びに傷害保険加入手続きのため

 ・利用状況統計基礎データとして利用するため

 ・今後のイベントのお知らせに利用させていただくため

 ・その他住まい情報センターの管 理運営に必要な場合のため 

⑦ 特定個人情報等の利用目的

 a)役職員及びその扶養親族に係る個人番号関係事務

 ・給与所得の源泉徴収票作成事務等

 ・扶養親族に係る扶養控除(異動)申告書関連事務等のため

 ・給与支払い報告書作成事務

 ・給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等

 ・特別徴収への切替申請書作成事務等

 ・退職所得の源泉徴収票・特別徴収票作成事務等

 ・退職手当金等受給者別支払調書作成事務等

 ・退職所得に関する申告書関連事務等

 ・健康保険に関する届出書類作成事務等

 ・厚生年金保険に関する届出書類作成事務等

 ・国民年金第3号被保険者関係届に関する書類作成事務等

 ・雇用保険に関する届出書類作成事務等

 b)役職員以外の個人に係る個人番号関係事務

 ・報酬・料金等の支払調書作成事務等

 ・不動産の使用料・譲渡料の支払調書作成事務等

 

1.「開示等の請求」申出先

 「開示等の請求」は下記宛、公社 所定の請求書に必要書類を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。 なお、「利用目的の通知」または「開示請求」 に係る手数料は、無料としますが、 「4」に記された 回答に 係る写しの作成 ( 電磁的記録の複写の作成含む ) や写しの送付に要する費用は負担していただきます。

【苦情・相談窓口】

〒 530 – 0041 大阪市北区天神橋 6 丁目 4 番 20 号 住まい情報センター 6 階

     大阪市住宅供給公社  総務部総務課  TEL : 06 – 6882 – 7000

 

2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

 「開示等の請求」を行う場合は、 ( 1 ) の請求書に所定の事項を全てご記入の上、 ( 2 ) を同封しご郵送下さ い。なお、請求書用紙につきましては、下記掲載の様式を印刷してご記入下さい 。

(1)当社所定の請求書

①利用目的の通知の場合

     「開示対象個人情報利用目的通知請求書」 ⇒ 下記掲載の 【 様式 1 】 をご利用下さい 。

②開示の場合

     「開示対象個人情報開示請求書」 ⇒ 下記掲載の 【 様式 2 】 をご利用下さい 。

③ 訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者 への提供の停止の場合

    「開示対象個人情報訂正等及び利用停止等請求書」 ⇒ 下記掲載の 【 様式 3 】 をご利用下さい 。

(2) ご本人確認 と必要 書類

 ご本人確認のため、 公社 に提供いただいている個人情報のうち、ご本人確認可能な2項目程度(例: 電話番号と生年月日等)の情報を当社からお問合せさせていただきます。 なお、重要な個人情報と判 断される場合は、 以下の本人確認書類のいずれかの写し の送付をお願いする場合があります。

その場合は 、確認書類の 本籍 部分は 黒塗りにして送付して下さい。

  ① 運転免許証

  ② パスポート

  ③ 個人番号カード若しくは住民基本台帳カ ード

  ④ 健康保険の被保険者証

  ⑤ その他本人確認できる公的書類 

3.代理人 による「開示等の請求」の場合

 「開示等の請求」をする方が代理人 である場合は、2.の( 1 )の書類に加えて、 下記(1)の代理 人である事を証明する書類の写しのいずれか及び(2)代理人 ご自身を証明する書類の写しのいず れかを同封してください。 その場合は、確認書類の 本籍部分は黒塗りにして送付して下さい。

(1)代理人である事を証明する書類

<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人 の場合>

 ①本人の委任状(原本)

<代理人様が未成年者の法定 代理人の場合>

 ①戸籍謄本

 ②住民票(続柄の記載されたもの)

 ③その他法定代理権の確認ができる公的書類

<代理人 が成年被後見人の法定代理人の場合>

 ①後見登記等に関する登記事項証明書

 ②その他法定代理権の確認ができる公的書類

(2)代理人 ご自身を証明する書類の写し

 ① 運転免許証

 ② パスポート

 ③ 個人番号カード若しくは住民基本台帳カ ード

 ④ 健康保険の被保険者証

 ⑤ その他本人確認できる公的書類 

 

4 .「開示等の請求」に対する回答方法

 請求書記載のご本人住所宛に書面(封書郵送)でご回答申し上げます。また、ご本人の同意があった場合は、閲覧にて回答申し上げます。

◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱い ます。

◇以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通 知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知おきください。

 ① ご本人又は代理人 の本人 確認できない場合

 ② 所定 の申請書類に不備があった場合

 ③ 開示等の請求の対象が「開示対象個人情報」 ( 下記※ ) に該当しない場合

 ④ ご本人 又は第三者の生命、身体、財産その 他の権利利益を害するおそれがある場合

 ⑤ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

 ⑥ 法令に違反することとなる場合

 

※開示対象個人情報とは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、 ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供 の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下 a) ~ d) のいず れかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。 また お取引先様から委託される個人 情報は開示対象個人情報に該 当いたしませんが、委託元より特段の指示がある場合はその指示に 従います。

 

a) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危 害が及ぶおそれのあるもの

b) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発す るおそれのあるもの

c) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは 国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るお それのあるもの

d) 当該個人情報の存 否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の 安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

 

【様式1】

【様式2】

【様式3】